Organização e correto manejo de arquivos, dois passos essenciais para o gerenciamento e a preservação da história educacional. Foi pensando nisso, que a Secretaria de Estado de Educação de Minas Gerais (SEE/MG), em parceria com a Secretaria de Estado de Cultura e Turismo de Minas Gerais (Secult/MG), por meio do Arquivo Público Mineiro (APM), tem desenvolvido o projeto “Gestão de Documentos”, que visa o aprimoramento dos processos documentais das Superintendências Regionais de Ensino (SREs). Nesta semana, o projeto começou a ser implantado na nas SREs de São Sebastião do Paraíso e Passos, ainda de forma piloto. A previsão é atender todas as 47 SREs até o fim deste ano.

Desenvolvido em etapas, o projeto tem o apoio de várias frentes para a realização de estudos e avaliações com vistas à implementação de uma Política de Arquivos na SEE/MG, assim como para a elaboração de cartilha com os prazos de guarda dos documentos e execução de uma Auditoria Arquivística. Esse conjunto de ações pretende otimizar a gestão de documentos da Educação do estado, trazendo celeridade nos processos de pesquisa, transparência na administração pública e clareza de informações.

O coordenador de Arquivo e Gestão de Documentos da SEE/MG, Mozart Junior, ressalta que essa agenda tem o objetivo de alinhar a organização de arquivos junto às escolas estaduais. “Estamos visitando as escolas para propor e apresentar o projeto, para que as escolas façam o inventário dos arquivos, conforme previsto na Resolução n°4782/2022, que estabelece que todo diretor escolar deve fazer o inventário dos arquivos”, declara.

Com foco na importância da Memória Institucional, estão sendo implementados o Programa de Gestão de Documentos para as Escolas e um Grupo de Trabalho para debater estratégias para o Repositório Arquivístico Digital Confiável, ambos com o apoio do APM. O diretor do Arquivo Público Mineiro, Bruno Balista, afirma que esse projeto visa oferecer uma capacitação sobre a classificação e a conservação de documentos. “É algo muito útil e que vem trazer melhorias na gestão documental do estado.”, pontua. 

Históricos escolares, livros de ponto, documentos de prestações de contas e atas de colegiado, esses são alguns dos documentos que serão reorganizados. Os objetivos principais são a mensuração de um diagnóstico dos arquivos nas escolas estaduais e da gestão de riscos para essas instituições; a conservação e o arquivamento dos documentos  escolares; assim como o resgate e a salvaguarda de arquivos das escolas estaduais inativas. 

Implantação das ações nas SREs

O projeto já está na etapa de implantação das ações com a ponta, em que representantes da SEE/MG e do APM realizam visitas técnicas às SREs e às escolas estaduais. O lançamento dessa etapa aconteceu nesta semana, na SRE de São Sebastião do Paraíso e na SRE de Passos. O evento reuniu lideranças locais, diretores e gestores das escolas estaduais e municipais e representantes das secretarias de educação dos municípios que fazem parte da circunscrição dessas regionais.